Constitui uma estrutura cujo emprego, nesse tipo de expediente, é opcional, podendo ser corretamente substituída por Deve ser encaminhada, Deve ser publicada, Precisa ser cumprida.

O emprego dessa estrutura tem por finalidade intensificar a interação direta do emissor com o leitor.

É uma forma fixa que denota impessoalidade nos documentos legais, como é o caso das portarias.

Trata-se de escolha estilística pessoal do redator, na busca por objetividade e clareza.

Tem a função de atenuar o sentido de autoridade da expressão, suavizando a ordem emitida.