Em uma unidade administrativa, determinados processos já tiveram sua tramitação principal concluída, mas continuam guardados porque ainda podem ser necessários para comprovação, conferência ou eventual questionamento administrativo. Eles não são consultados com frequência e aguardam destinação futura, conforme critérios de avaliação documental. Pela Teoria das Três Idades, esses documentos correspondem à fase: