Um órgão público precisa implementar um sistema para gerenciar seus documentos ao longo do tempo, desde a sua criação até o seu destino final. O objetivo é garantir a organização, a recuperação eficiente da informação e a liberação de espaço físico, além de cumprir com as exigências legais de preservação. Para isso, é necessário classificar os documentos de acordo com seus assuntos e prazos de guarda, e posteriormente submetê-los a um processo de avaliação.