Durante o atendimento a um munícipe na prefeitura de Nova Erechim (SC), um servidor percebeu que o cidadão estava demonstrando insatisfação com a demora no processamento de um documento. O servidor, ciente da importância de um bom atendimento, buscou uma abordagem que pudesse não apenas resolver a questão pontual, mas também melhorar a percepção do cidadão sobre os serviços públicos. Qual das seguintes atitudes demonstra maior qualidade na comunicação e no atendimento ao público?