Uma Secretaria Municipal implantou recentemente um módulo eletrônico de protocolo para padronizar a expedição de correspondências oficiais. Apesar da modernização, o setor de atendimento identificou falhas recorrentes no fluxo de envio de ofícios e memorandos físicos, como: ausência de registro prévio no livro de expedição, inconsistência nos dados do destinatário, devolução de envelopes por erro de endereço e perda de prazos críticos para resposta. Diante desse cenário, a Controladoria Interna solicitou a revisão do procedimento para garantir rastreabilidade, segurança da informação e conformidade com as normas de gestão documental.
Considerando boas práticas de expedição: incluindo registro, classificação, conferência de dados, definição do meio adequado e encaminhamento seguro, o procedimento que melhor atende ao princípio da rastreabilidade documental e reduz o risco de falhas é: