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Os documentos do padrão ofício têm por finalidade exclusiva estabelecer comunicação de temas oficiais de forma eminentemente interna a um órgão público, primando pela agilidade e objetividade no trato de suas matérias.
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O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas ao chefe do Poder Executivo da República Federativa do Brasil é Excelentíssimo Senhor.
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Considerando-se que o signatário de um expediente oficial seja o procurador-geral da República, o fecho Respeitosamente é apropriado no caso de esse expediente ter como destinatário o presidente da República.
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O caráter impessoal do assunto tratado nas comunicações oficiais deve restringir o uso dos documentos oficiais a situações relacionadas ao interesse público, não cabendo tom particular ou pessoal na redação desses documentos.
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Os princípios constitucionais da publicidade e da impessoalidade devem ser balizadores do padrão textual utilizado pelo poder público na redação de seus atos e comunicações.