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A fim de proteger os documentos da radiação ultravioleta (UV) da luz solar, deve-se monitorar os níveis de luminosidade do local e utilizar persianas, cortinas ou filtros nas janelas. Para protegê-los da incidência de luz proveniente de lâmpadas fluorescentes, que também emitem radiação UV, é necessário aplicar, sobre os tubos ou luminárias, filtros bloqueadores.
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No acondicionamento de documentos permanentes, embalagens de papel com pH alcalino não devem ser utilizadas, porque provocam reações químicas que aceleram o processo de deterioração dos documentos.
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A preservação de documentos não depende apenas de acondicionamento e armazenamento físico. Para garantir a integridade das peças, é importante que o arquivista intervenha, também, nos procedimentos de produção e tramitação documental.
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Inexistem recomendações especiais para a escolha do mobiliário onde os documentos deverão ser armazenados. É necessário, apenas, que os móveis apresentem boas condições de uso.
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Entre os principais recursos empregados na preservação dos documentos de arquivo estão o controle ambiental, o tratamento físico e o químico.