A lista de palavras-chave é considerada uma linguagem controlada, visto que é constituída antes da indexação dos documentos de uma coleção.

A indexação de assuntos é feita com o intuito de esgotar, em termos de exaustividade, todas as possibilidades de representação do conteúdo dos documentos.

A indexação de assuntos e a redação de resumos são atividades relacionadas, participando, ambas, do processo de preparação da representação do conteúdo temático dos documentos.

A indexação por extração e a indexação por atribuição são realizadas da mesma maneira, ou seja, mediante a conversão da análise conceitual de um documento em um dado conjunto de termos de indexação.

Os três tipos básicos de vocabulário controlado consistem em bibliografia especializada, classificação decimal e tesauro.

Atualmente, a indexação automática sobrepõe-se à manual, em virtude de a identificação e a seleção de termos que representam o conteúdo dos documentos serem atividades realizadas cada vez mais sem a intervenção direta do documentalista.

O processo de indexação aplicado em uma base de documentos dispensa à análise de conteúdo.

O processo de indexação envolve um razoável esforço intelectual, sendo uma atividade, em grande medida, subjetiva. Por essa razão, deve-se evitar a fixação de regras nesse processo.

Entre as funções do sistema de recuperação de informações, a indexação é compreendida na atividade de normalização.

O processo de indexação subdivide-se em três etapas: seleção, aquisição e descrição.

compor-se de 150 a 500 palavras, inclusive se consistirem em resumos críticos.

constituir-se de fórmulas, equações e diagramas, caso esses elementos estejam presentes no documento a ser resumido.

ressaltar as informações introdutórias do documento resumido, a fim de contextualizar os demais dados.

ser redigidos mediante uma sequência de frases concisas e afirmativas — e não por meio de enumeração de tópicos —, e preferencialmente em um parágrafo único.

conter preferencialmente verbos na voz ativa e na primeira pessoa do singular.

jurisprudências (decisões judiciais) são: jurisdição e órgão judiciário competente, título (natureza da decisão ou ementa), número e partes envolvidas (se houver).

documentos iconográficos são: autor(es), título e data.

documentos cartográficos são: título, local, editora e data de publicação.

documentos tridimensionais são: autor(es), caso seja possível identificar o criador artístico do objeto, e título. Caso o título não exista, deve ser atribuída uma denominação ou a indicação [Sem título].

documentos jurídicos são: jurisdição (ou cabeçalho da entidade, no caso de se tratar de normas), título, numeração, data e dados da publicação.

As referências de um evento como um todo devem conter essencialmente o nome do evento, a numeração (se houver) e o ano de realização

A referência pode ser disposta no rodapé, no início do texto ou do capítulo ou, ainda, em lista de referências e antecedendo resumos, resenhas e recensões.

Caso as referências sejam dispostas em notas de rodapé, elas devem ser alinhadas à margem esquerda do texto, sendo separadas por um espaço duplo, destacando-se individualmente cada documento.

As referências de monografias no todo disponíveis em meio eletrônico e consultadas on-line devem conter essencialmente o endereço eletrônico entre os sinais < >, precedido da expressão Disponível em:, a data de acesso ao documento, precedida da expressão Acesso em: acrescida dos dados referentes a hora, minutos e segundos.

As referências de partes de monografia devem conter essencialmente os seguintes elementos: autor(es), título da parte seguido da expressão “In:” e a referência completa da monografia no todo. Ao final da referência, deve constar a paginação ou outra forma de individualização da parte referenciada.