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O programa de gestão de documentos deve garantir a organicidade, a unicidade, a confiabilidade, a autenticidade e a acessebilidade do documento arquivístico.
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Uma das ações fundamentais para garantir o sucesso da gestão de documentos é a distribuição de responsabilidades de acordo com a função dos diversos profissionais envolvidos e da hierarquia entre eles. O arquivologista é um profissional, responsável, em todos os níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos em atividades rotineiras.
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Manter os documentos em ambiente seguro é uma das exigências básicas para qualquer sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
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As ações de planejamento, controle e exploração dos recursos de informação de uma organização, realizadas com o propósito de apoiar as suas atividades, são denominadas administração dos recursos informacionais ou gestão da informação.
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O programa de gestão de documentos fundamenta-se em alguns princípios, entre eles, o do respeito à teoria das três idades documentais.