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O estudo de usuários é dispensável para a descrição de documentos, uma vez que um dos principais objetivos da descrição é fornecer informações a todos os tipos de usuários, sem a preocupação de atender às demandas de um público específico.
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A descrição arquivística é uma das atividades de representação das informações contidas nos documentos; mediante a descrição da gênese e acumulação dos documentos, restabelece-se a organicidade das informações neles contidas.
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A Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico (ISDIAH) contempla a descrição de instituições arquivísticas, podendo ser aplicada a todas as entidades que deem acesso aos documentos sob sua custódia, como bibliotecas e museus.
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Parte dos documentos classificados, de acordo com a tabela de temporalidade, como de valor histórico pode ser eliminada após processo de amostragem, por meio do qual se elege um subconjunto representativo desses documentos.
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Dada sua complexidade, o processo de avaliação pode ser orientado por critérios temáticos, que sintetizam as funções que originaram os documentos.