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O conhecimento do sujeito acumulador de arquivos e do acervo documental são as duas partes que compõem o diagnóstico da situação arquivística de um órgão público ou empresa privada.
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A missão, as funções, as atividades e a estrutura do órgão público ou empresa privada são identificadas ao se realizar o diagnóstico do tipo maximalista.
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O programa de gestão de documentos deve ter como base uma política arquivística e a designação de responsabilidades, além de estar alinhado com a missão institucional e a legislação arquivística em vigor.
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Os gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos, de acordo com o programa de gestão de documentos.
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O apoio integral à implantação de um programa de gestão de documentos, com a alocação de recursos humanos, materiais e financeiros e a promoção do envolvimento de todos nesse programa é uma responsabilidade dos profissionais de arquivo do órgão público ou da empresa privada.