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A descrição é uma tarefa típica dos arquivos permanentes. Ela não cabe nos arquivos correntes, em que seu equivalente é o estabelecimento dos códigos do plano de classificação, que acabam por servir de referência para a recuperação da informação
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A teoria de fundos, como embasamento metodológico do arranjo e da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes, teve início nos Estados Unidos da América, com a aplicação do conceito de archive groups.
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Para que os documentos venham a constituir um fundo, é preciso que a entidade acumuladora seja administrativa e juridicamente consolidada.
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Quando as divisões de um fundo correspondem às divisões funcionais do organismo produtor, essas divisões não devem ser tomadas como base para a classificação arquivística.
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A organização do fundo de arquivo deve ser feita a partir da análise da proveniência, da história da entidade, das origens funcionais, do conteúdo e dos tipos de material.