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Para ser considerada válida, uma ata referente a reunião de órgão da administração pública deve veicular integralmente os fatos transcorridos na sessão a que se refere, sob pena de descumprimento do princípio da publicidade.
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As comunicações expedidas por órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro, excetuando-se as de cunho específico, nas quais é adequado o emprego de jargão técnico.
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Tratando-se de correspondência entre ministérios ou entre órgãos de mesma hierarquia institucional, recomenda-se a expedição tanto de memorando quanto de ofício.
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Mensagem é o instrumento de comunicação oficial utilizado entre os chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.
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A característica principal do memorando é a agilidade, devendo esse tipo de expediente tramitar com rapidez e pautar-se pela simplicidade de procedimentos burocráticos.