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O código da unidade custodiadora, fornecido pelo Conselho Nacional de Arquivos, compõe o código de referência, campo obrigatório para a identificação da unidade de descrição
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De acordo com a NOBRADE, é necessária a implementação de todos os níveis de descrição em um trabalho de descrição arquivística
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A norma brasileira de descrição arquivística (NOBRADE), baseada em norma internacional elaborada pelo Conselho Internacional de Arquivos, adota o princípio de descrição do geral para o particular, de forma que se representem o contexto e a estrutura hierárquica do fundo de arquivo.
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A Norma Internacional de Descrição de Funções (ISDF) tem por objetivo orientar a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção de arquivos.
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É assegurado por lei o acesso a documentos públicos, ressalvados os cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, e os cujo sigilo seja necessário ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.