Observe os seguintes exemplos de codificação de documentos:

I – 56.29.32
II – 2.1.3
III – 6532/2004

Eles são usados respectivamente nos seguintes métodos de classificação:

O arquivista deve influenciar na criação dos documentos. Para que tenham mais resistência ao manuseio, as capas dos processos devem conter fibra:

Ao chegar ao protocolo, a correspondência deve ser separada em duas classes, e a segunda delas será separada também em duas classes. São elas, respectivamente:

O diagnóstico da situação documental antecede qualquer uma das funções arquivísticas. O diagnóstico deve incluir a quantificação da documentação, expressa de acordo com regras aceitas universalmente. Ao encontrar um acervo de documentos textuais armazenado em caixas de transferências, dispostas em estantes de aço, o arquivista deverá quantificá-lo em:

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em alguns níveis. Quando o órgão tem programa de retenção e eliminação de documentos, estabelece procedimentos para recolhimento e tem um ou mais centros de arquivamento intermediário, trata-se do nível: