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Embora seja um processo essencialmente intelectual, não recomendado, portanto, para o tratamento físico de documentos, a preservação pode, eventualmente, ocupar-se da prevenção de danos aos quais os documentos estejam expostos.
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A difusão arquivística objetiva atender a um tipo específico de usuário: o historiador.
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A difusão não se limita a propiciar o acesso aos documentos, voltando-se também para as ações de dar a conhecer, de valorizar, de transmitir e(ou) de tornar acessíveis as informações contidas nos documentos de arquivo aos usuários conhecidos ou potenciais.
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A difusão arquivística é compreendida como um conjunto de atividades que visam à divulgação dos valores primários que conformam os acervos.
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Uma das atribuições do arquivista, também constante na Lei de Arquivos como uma das atribuições do poder público no apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico, é a orientação da avaliação e seleção de documentos com vistas a sua preservação.