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É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às informações que veiculam.
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De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original.
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De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos separados, pois não podem ser misturados.
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Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica.
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O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.