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O código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são instrumentos essenciais para o funcionamento de um programa de gestão de documentos.
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O protocolo tem como atribuições o registro, a expedição, a avaliação, a restauração, a tramitação e a distribuição de documentos e informações nas organizações contemporâneas.
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A concepção e a preparação de formulários, correspondências, informes e diretrizes são atividades de um programa de gestão de documentos.
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As três fases de um programa de gestão de documentos são produção, utilização e conservação, e destinação.
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A gestão de documentos envolve operações e procedimentos na fase corrente, mas não faz referências às atividades na fase intermediária.