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Os documentos, após cumprirem o prazo determinado para sua permanência no arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo especializado.
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O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente é denominado gestão de documentos.
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A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.
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Um documento arquivístico é confiável quando ele mantém relações com os demais documentos do órgão que refletem suas funções e atividades.
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Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.