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A utilização em sistemas informatizados, de assinaturas digitais e de certificação digital, para assegurar autenticação, imputabilidade e irretratabilidade ou irrefutabilidade, foi padronizada e normalizada com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
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O documento arquivístico digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico.
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Documento convencional é a denominação utilizada pelo CONARQ para se referir a todos os documentos arquivísticos não digitais.
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O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é desenvolvido em plataforma tecnológica própria e tem por finalidade gerenciar todas as operações que envolvam documentos digitais, independentemente da existência ou não de programa de gestão arquivística na instituição.
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Denomina-se gerenciamento eletrônico de documentos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e armazenamento de informação contida, especificamente, em documentos convencionais.