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Quando é necessário elaborar um instrumento de pesquisa a partir de uma relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e descrever as peças documentais de uma maneira minuciosa, está-se produzindo um repertório.
Para elaborar um inventário, é necessário organizar o instrumento de pesquisa segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos.
A produção de instrumentos de pesquisa deve ser sucessiva, isto é, do geral para o particular, sendo o guia o primeiro instrumento a ser elaborado.
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística, diferentemente da Norma Internacional de Descrição Arquivística (ISAD-G), quando aplicada em um processo de elaboração de instrumentos de pesquisa, permite apenas a produção de um catálogo.
O estabelecimento de uma política de descrição de documentos depende de informações sobre recursos humanos e financeiros, preparação técnica e científica do pessoal capacitado, qualidade dos recolhimentos, perfil do usuário e sua demanda, tendências da historiografia e estado físico da documentação.
