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O conhecimento do sujeito acumulador de arquivos e do acervo documental são as duas partes que compõem o diagnóstico da situação arquivística de um órgão público ou empresa privada.
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A missão, as funções, as atividades e a estrutura do órgão público ou empresa privada são identificadas ao se realizar o diagnóstico do tipo maximalista.
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A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.
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Diante da necessidade de preservação da segurança do Estado, da honra e da imagem das pessoas, nem todos os documentos podem ser acessados pelos cidadãos. Para regulamentar as questões relacionadas ao sigilo de algumas categorias de documentos, foram promulgados decretos que distinguem os documentos sigilosos dos ostensivos.
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No estabelecimento do acesso, função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização, devem-se abordar questões legais, intelectuais e físicas relativas à consulta a documentos e informações