Questões de Concurso

Com o objetivo de otimizar a rotina administrativa e facilitar o acesso às informações, um setor promoveu a reorganização de seus arquivos físicos e digitais, adotando critérios mais claros de classificação e armazenamento. Após a implementação dessa medida, a equipe passou a localizar documentos com maior rapidez, reduzindo o tempo gasto nas atividades e melhorando o fluxo de trabalho. Considerando os efeitos da organização do ambiente e dos recursos de trabalho, assinale a alternativa CORRETA.

Para organizar fotos e vídeos das sessões plenárias, a Agente de Comunicação implementou um sistema de pastas compartilhadas entre setores. Durante a implantação, discutiram-se boas práticas de organização digital. Analise:

I. A padronização de nomes de arquivos, contendo data, tipo de evento e breve descrição, facilita buscas futuras e evita duplicidades.

II. O armazenamento exclusivo em computadores pessoais da equipe é considerado seguro, pois restringe o acesso e reduz riscos de modificação indevida dos arquivos institucionais.

III. O uso de pastas com permissões específicas para leitura, edição e exclusão aumenta a segurança da informação e protege conteúdos oficiais.

Assinale a alternativa que apresenta apenas as afirmativas VERDADEIRAS.

A secretaria de uma unidade escolar iniciou um processo de reorganização de seus documentos após constatar que diferentes conjuntos documentais vinham sendo armazenados segundo critérios distintos. Documentos referentes à vida escolar dos estudantes, registros administrativos, expedientes financeiros e documentos relacionados a projetos institucionais encontravam-se distribuídos entre arquivos físicos e digitais. Em alguns casos, documentos pertencentes ao mesmo conjunto estavam separados em locais diferentes; em outros, a ordenação adotada dificultava a localização das informações solicitadas pelos setores responsáveis.
Para corrigir essas dificuldades, a equipe administrativa decidiu revisar os procedimentos de organização dos documentos, estabelecendo critérios de classificação e métodos de arquivamento compatíveis com as características dos conjuntos documentais e com as necessidades de consulta da instituição. A medida também buscou assegurar que diferentes servidores pudessem compreender e aplicar os mesmos critérios durante a inclusão, movimentação e recuperação dos documentos.
Considerando a situação apresentada e os conhecimentos relacionados às técnicas de classificação e arquivamento de documentos escolares, assinale a alternativa CORRETA.

A secretaria de uma unidade escolar identificou dificuldades na localização de documentos acadêmicos e no acompanhamento de correspondências recebidas e expedidas. Alguns registros de estudantes estavam arquivados sem critério determinadas uniforme, correspondências enquanto haviam sido encaminhadas aos setores responsáveis sem registro da data de recebimento, do destinatário ou da providência adotada. Diante da situação, a direção solicitou a reorganização dos procedimentos da secretaria.
Considerando as técnicas de organização de registros e documentos acadêmicos e de controle de correspondências escolares, assinale a alternativa CORRETA.

Para que o Arquivista possa começar a organizar o arquivo de maneira eficaz, ele precisa levantar inúmeras informações, utilizando o diagnóstico de arquivo. Com base nessa premissa, marque (V) para as afirmativas Verdadeiras e (F) para as Falsas em relação ao Diagnóstico de Arquivo:

( ) A elaboração de um relatório detalhado, documentando os resultados do diagnóstico e as propostas de melhorias, é uma etapa final do processo de diagnóstico de arquivo.
( ) No diagnóstico de arquivo, a avaliação documental se limita à identificação de documentos duplicados, sem considerar seu valor informativo ou necessidade de preservação.
( ) diagnóstico de arquivo inclui a análise das condições físicas do espaço onde os documentos estão armazenados, bem como do estado de conservação dos documentos.
( ) diagnóstico de arquivo inclui a análise das condições físicas do espaço onde os documentos estão armazenados, bem como do estado de conservação dos documentos.
( ) o levantamento de dados durante o diagnóstico de arquivo pode ser dispensado, pois a prioridade reside exclusivamente na digitalização dos documentos, independentemente das informações coletadas.
( ) A proposição de melhorias é uma etapa essencial do diagnóstico de arquivo, na qual são sugeridas ações para aprimorar a gestão do arquivo. 
( ) o diagnóstico de arquivo não considera a necessidade de reorganização física do espaço, focando exclusivamente na avaliação do conteúdo dos documentos.

A sequência CORRETA de cima para baixo é: