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O ponto de partida de toda ação arquivística em uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o diagnóstico da situação dos arquivos.

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A exposição de fotografias de um acervo documental arquivístico é uma atividade desenvolvida na chamada função difusão.
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A transferência de documentos para os arquivos intermediários faz parte da função denominada aquisição de documentos.
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A função arquivística denominada criação de documentos é operacionalizada na fase de produção do programa de gestão de documentos.
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A preparação de catálogos, guias e inventários é considerada atividade de difusão.