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O referido manual estabelece o emprego de dois fechos para comunicações oficiais: Respeitosamente, para autoridades superiores; e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior. Tal regra, no entanto, não é aplicável a comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras.

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As comunicações oficiais emitidas pelo presidente da República, por chefes de poderes e por ministros de Estado devem apresentar ao final, além do nome da pessoa que as expede, o cargo ocupado por ela.

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A estrutura do telegrama e da mensagem por correio eletrônico de caráter oficial é flexível.

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A exposição de motivos de caráter meramente informativo deve apresentar, na introdução, no desenvolvimento e na conclusão, a sugestão de adoção de uma medida ou de edição de um ato normativo, além do problema inicial que justifique a proposta indicada

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Desconsiderando-se as margens e os espaços adequados, respeitam as normas de redação de um documento oficial encaminhado por um chefe de seção a seu diretor o seguinte trecho, contendo o parágrafo final e fecho de um ofício.