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Na avaliação de documentos arquivísticos, para se determinar a permanência ou a eliminação dos documentos, devem ser considerados o volume geral atual dos conjuntos documentais e seu índice de acumulação anual.
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Na ausência de legislação que disponha sobre prazos de guarda de documentos, estes devem ser definidos com base nas necessidades administrativas do órgão público ou da empresa privada.
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Em órgão público ou empresa privada, o arquivo intermediário surge da aplicação de plano ou código de classificação e de tabela de temporalidade.
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O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente.
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Um dos objetivos do diagnóstico minimalista é a elaboração de instrumentos de gestão arquivística, como o plano ou o código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos.