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Os documentos arquivísticos são produzidos e acumulados imparcialmente para cumprir um fim administrativo, o que lhes confere, imediatamente, um valor primário.
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A tabela de temporalidade é um instrumento que define a destinação e o prazo de guarda de um documento no arquivo permanente.
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Todos os documentos nascem com valor administrativo. Entretanto, os que também já nascem com valor secundário, ao fim do seu prazo de guarda no arquivo corrente, devem ser transferidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo arquivo intermediário.
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Alguns documentos oficiais contêm valor histórico, o qual se sobrepõe ao valor primário justamente por apresentar utilidade mesmo após cessado o seu uso corrente, o que indica a sua guarda permanente
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Uma das atribuições do arquivista, também constante na Lei de Arquivos como uma das atribuições do poder público no apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico, é a orientação da avaliação e seleção de documentos com vistas a sua preservação.