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A atividade de avaliar e atestar a autenticidade dos documentos transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional é feita a partir de metadados e de outras informações, para apoiar a presunção de autenticidade.
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A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos digitais obedecem a uma legislação específica e diferenciada daquela que regulamenta os documentos em suporte papel.
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Ano é a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade para estabelecer o período de guarda dos documentos no arquivo intermediário.
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De acordo com a tabela de temporalidade, os documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases arquivísticas corrente, intermediária ou permanente.
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A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base no princípio da ordem original.