Questões de Concurso

A operação técnica que tem por objetivo agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, função, subfunção e atividade responsável pela criação e acumulação, visando recuperar o contexto de produção, denomina-se 

Analise as afirmativas relacionadas a classificação de documentos e correspondências a seguir. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__) Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados quanto a gênero e natureza do assunto.
(__) Quanto a natureza dos assuntos os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
(__) A classificação ostensiva é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

Fonte: Paes, Marilena Leite ? Arquivo Teoria e Prática ? Editora FGV ? Rio de Janeiro, 2004.

Marque a alternativa que descreve a sequência CORRETA.

Avalie as asserções abaixo:

I. De acordo com os procedimentos de arquivos, a classificação dos documentos é a análise e identificação do conteúdo dos documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual a informação será recuperada, atribuindo-se um código de classificação.

II. O Código de Classificação de Documentos é o esquema elaborado a partir de estudo das estruturas e funções da Instituição e análise dos documentos de arquivo por ela produzido, pelos quais são distribuídos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específico.

Fonte: CONARQ, 2001 apud Brasil. Congresso Nacional. Senado Federal. Secretaria de Gestão da Informação e Documentação. Coordenação de Arquivo. Manual de normas e procedimentos de protocolo administrativo. Brasília: Senado Federal, 2013.

A partir da análise dessas asserções, é possível AFIRMAR que: 

O processo de documentação e classificação em uma organização, especialmente em contextos governamentais, envolve várias fases que garantem a organização, preservação e acesso eficiente aos documentos. A classificação de documentos traz alguns benefícios para as organizações, avalie: 

I.Otimizar o espaço físico e digital, a classificação permite eliminar documentos duplicados, desnecessários e que já cumpriram o seu prazo de guarda, o que libera espaço nos arquivos e nos servidores.

II.Cumprir as normas e as leis, a classificação é uma maneira de atender às exigências legais (LGPD, por exemplo) e regulatórias que deter minam a forma, o prazo e o destino dos documentos, o que evita multas, penalidades ou processos judiciais. 

III.Facilitar o acesso e a consulta, ao classificar os documentos, é possível encontrar as informações desejadas de forma rápida e precisa, sem perder tempo com buscas infrutíferas ou documentos desorganizados. 

Dentre os benefícios citados, é correto o que se afirma em: 

Denomina-se ___________, o ato de separar os documentos, recebidos pela instituição, por destinatário ou por assunto. Essa etapa é realizada pelo setor de ___________, após o recebimento e registro dos documentos.
Assinale a alternativa que preenche CORRETA e RESPECTIVAMENTE as lacunas: