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O princípio arquivístico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituição é o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.
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O arquivo do Departamento de Polícia Rodoviária Federal é considerado um conjunto de peças e de objetos de valor cultural colocados à disposição do público.
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A finalidade principal da produção e conservação de documentos de um arquivo é funcional.
Quando, sob o pretexto de políticas arquivísticas ou reorganizações nos arquivos, se retiram documentos de uma série ou séries de um fundo ou fundos de um arquivo, visando a se efetivarem séries e fundos de outros arquivos, ocorre o fenômeno conhecido como
O arranjo deve ser baseado na forma administrativa da instituição. Para muitos pesquisadores, contudo, sem a formação em Arquivologia, seria mais conveniente que o arranjo fosse cronológico, temático ou geográfico.

Esse arranjo, no entanto, faria desaparecer a percepção da razão de ser do documento, porque