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É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às informações que veiculam.
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Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica.
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O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
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A autenticidade e a confiabilidade de documentos arquivísticos digitais são asseguradas por meio de procedimentos administrativos e técnicos para o gerenciamento de riscos e que garantam a segurança contra corrupção ou perda de dados.
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Para que os documentos produzidos por uma instituição possam constituir um fundo, é necessário que a entidade produtora seja administrativa e juridicamente consolidada.