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A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.
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Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.
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É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às informações que veiculam.
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Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica.
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O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.