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Na caracterização de um documento de arquivo, dispensa-se a informação que reflete a ação implementada, o que foi comunicado ou decidido por meio dele.
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O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que deve ser o único critério para a classificação desses documentos.
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Os documentos arquivísticos são produzidos e acumulados imparcialmente para cumprir um fim administrativo, o que lhes confere, imediatamente, um valor primário.
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Tendo em vista a unicidade do registro, as cópias não são permitidas em um mesmo conjunto documental.
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Por ser um conjunto de documentos produzidos e acumulados por instituições ou pessoas, os documentos de arquivo são inter-relacionados e sua gestão deve contemplar o conjunto, e não o item documental isoladamente.