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Nas organizações, os arquivos compõem-se dos documentos acumulados no desenvolvimento de suas atividades, independentemente de terem sido produzidos e(ou) recebidos pela atividade fim ou pela atividade meio e do suporte material da informação.
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A produção e a manutenção dos documentos de arquivo justificam-se para o atendimento de demandas funcionais das instituições.
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O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes.
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Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo.
Quanto mais hierarquizado for o universo das funções e atividades de um organismo, mais se recomenda, como ferramenta de tratamento técnico dos seus documentos, a adoção