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Constitui característica de autenticidade o fato de os documentos serem criados, mantidos e conservados sob custódia, de acordo com procedimentos regulares que possam ser comprovados.
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Um documento arquivístico confiável é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
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O papel moderno tem uma forte tendência a se tornar ácido, devido à lignina presente na madeira, à cola de alume e às resinas utilizadas na impressão.
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A informática separa a informação do suporte reconhecível, tornando difícil, dessa forma, a aplicação do princípio de respeito aos fundos e a organicidade na ordenação interna dos fundos.
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A descrição é uma tarefa típica dos arquivos permanentes. Ela não cabe nos arquivos correntes, em que seu equivalente é o estabelecimento dos códigos do plano de classificação, que acabam por servir de referência para a recuperação da informação