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A necessidade de fazer prova perante a justiça foi, na sociedade ocidental, a razão mais importante para que determinados escritos fossem conservados de forma duradoura. Os documentos conservados eram documentos de arquivo porque probatórios, e não o contrário. Ao longo do tempo, tal qualidade se estenderia, como afirma Bruno Delmas, a outros documentos produzidos em circunstâncias semelhantes. O autor procura identificar, nessa afirmação, a principal característica dos documentos que preenchem os requisitos necessários para fazer prova das ações que lhes deram origem, ou seja,
Um documento de arquivo é autêntico quando
A possibilidade de examinar ou conhecer documentos sigilosos por permissão excepcional configura a chamada consulta
Um fundo é aberto quando
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O suporte do documento eletrônico, que pode ser magnético ou óptico, é uma parte física distinta de seu conteúdo.