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A aquisição de documentos envolve a transferência dos documentos aos arquivos intermediários e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
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A natureza da informação arquivística é específica, já que se trata de informação registrada em suporte definido e acumulada por um sujeito, simultaneamente, emissor e receptor.
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A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.
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Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.
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É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às informações que veiculam.