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Os documentos de arquivo são resultado de uma ação humana, frutos da criação artística, e testemunham uma época ou atividade.
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A organicidade do arquivo se verifica na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.
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Na caracterização de um documento de arquivo, dispensa-se a informação que reflete a ação implementada, o que foi comunicado ou decidido por meio dele.
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O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que deve ser o único critério para a classificação desses documentos.
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Os documentos arquivísticos são produzidos e acumulados imparcialmente para cumprir um fim administrativo, o que lhes confere, imediatamente, um valor primário.