Os substitutos eventuais ou automáticos de quaisquer responsáveis sob a jurisdição do Tribunal de Contas passarão a figurar na tomada de contas dos responsáveis, quando assumirem as funções destes e serão incluídos com os mesmos elementos de informação exigidos dos responsáveis.

As tomadas de contas abrangem 100% das operações ordenadas ou realizadas pelos responsáveis no período da gestão, não importando a origem dos recursos.

Todas as peças constitutivas do processo deverão ser assinadas, numeradas e rubricadas pelo Inspetor Setorial de Finanças ou chefe do órgão de contabilidade equivalente.

Com base em dados fornecidos pelos órgãos ou unidades, deverá ser organizada, em três vias, relação atualizada de todos os responsáveis por dinheiro, valores e outros bens públicos, das quais a 1ª e 2ª vias serão encaminhadas, até 31 de março, à Auditoria Geral do Estado e à Inspetoria Geral de Finanças, respectivamente, e a 3ª via ficará arquivada na Divisão de Revisão e Tomada de Contas da Inspetoria Setorial de Finanças.

Compete às Coordenadorias de Contabilidade Analítica, na administração direta, e aos órgãos de contabilidade, nas autarquias, a organização, em cada caso, dos processos de prestação de contas e de tomada de contas dos ordenadores de despesa, tesoureiros e pagadores, responsáveis por almoxarifados e por bens patrimoniais, exatores estaduais e demais responsáveis por bens e valores públicos das entidades integrantes da Administração Estadual.

O encaminhamento ao Tribunal de Contas das prestações de contas das sociedades de economia mista será feito pelo seu presidente.

As entidades públicas com personalidade jurídica de direito privado, cujo capital pertença exclusiva ou majoritariamente ao Estado ou a qualquer entidade da administração indireta, bem como as fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, ficam submetidas à fiscalização financeira do Tribunal de Contas, ficando, neste caso, prejudicada a atuação do controle interno exercido pelo Poder Executivo.

A fiscalização das entidades públicas com personalidade jurídica de direito privado, cujo capital pertença exclusiva ou majoritariamente ao Estado respeitará as peculiaridades de funcionamento da entidade, limitando-se a verificar a exatidão das contas e a legitimidade dos atos, e levará em conta os seus objetivos, natureza empresarial e operação, segundo os métodos do setor privado da economia, sendo vedada a imposição de normas não previstas na legislação geral ou específica e a interferência na política adotada pela entidade para a consecução dos objetivos estatutários e contratuais.

Na administração direta a prestação de contas dos ordenadores, agentes arrecadadores, exatores, tesoureiros e pagadores, inclusive dos responsáveis por adiantamento, almoxarifado e bens patrimoniais, será feita pelas Coordenadorias de Contabilidade Analítica e encaminhada à Auditoria Geral do Estado, para exame e pronunciamento, dentro do prazo máximo de 60 (sessenta) dias a contar do recebimento da comunicação ou conhecimento do fato, em casos de impugnação de despesas feitas por adiantamento.

Nos processos de tomada de contas dos ordenadores de despesa, poderá ou não ser indicado o valor, espécie e natureza da caução ou fiança prestada pelo responsável, se exigida.

Nos órgãos da administração indireta e nas fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público Estadual, os processos de tomadas e prestação de contas serão encaminhados à Auditoria Geral do Estado, por meio das Secretarias de Estado, para pronunciamento e admissão do competente certificado de auditoria, dentro do prazo máximo de 60 (sessenta) dias, contados da data do término do contrato.

Prestação de contas, para efeito do controle interno, é a ação desempenhada pelo órgão competente, nos casos em que a lei, o regulamento ou a instrução não obriguem o responsável à modalidade da prestação de contas, ou, quando exigível esta, o responsável não a cumpre.

Haverá prestação de contas dos dirigentes e responsáveis, nos órgãos centrais de administração de créditos orçamentários, para os fins da fiscalização do emprego das dotações orçamentárias.

Haverá tomada de contas dos órgãos que, de qualquer modo, autorizem despesas orçamentárias e extraorçamentárias e que não estejam sujeitos, especificamente, à prestação de contas.

Haverá prestação de contas da administração tributária, para os efeitos da fiscalização do desempenho da competência tributária do Estado, estabelecida nas Constituições da República Federativa do Brasil e do Estado do Rio de Janeiro, nas leis, nos regulamentos, nos contratos e nas instruções em vigor.