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Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em alguns níveis. Quando o órgão tem programa de retenção e eliminação de documentos, estabelece procedimentos para recolhimento e tem um ou mais centros de arquivamento intermediário, trata-se do nível:
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A gestão dos arquivos permanentes faz parte dos objetivos e finalidades de um programa de gestão de documentos.
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Para evitar a criação e o aumento do volume de novos documentos em um órgão ou empresa, o arquivista deve desenvolver a fase de utilização e manutenção de documentos, do programa de gestão de documentos.
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O nível mínimo de um programa de gestão de documentos é identificado quando ocorrem a eliminação de documentos sem valor e o recolhimento de documentos históricos aos arquivos permanentes.
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O conceito de arquivo sofreu transformações relacionadas ao uso de diversos suportes materiais da informação e ao surgimento, na América do Norte, dos princípios de gestão de documentos.