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O ponto de partida de toda ação arquivística em uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o diagnóstico da situação dos arquivos.

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Os documentos de valor secundário deverão passar por todo o processamento técnico, incluindo-se a aplicação da tabela de temporalidade e a microfilmagem de substituição, quando forem recolhidos ao arquivo permanente.
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A função arquivística denominada criação de documentos é operacionalizada na fase de produção do programa de gestão de documentos.
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A difusão é uma atividade desenvolvida no modelo clássico de gestão de documentos.
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Disposição e rastreabilidade são processos do programa de gestão de documentos.