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É comum encontrar os arquivos brasileiros ainda organizados com base no ato de recebimento e expedição dos documentos.
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A unidade de medida que deve ser utilizada para a quantificação do acervo, a ser usada no caso dos documentos em suporte papel é o metro linear.
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O diagnóstico da situação arquivística constitui ação a ser implementada por um sistema arquivístico.
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O ponto de partida de toda ação arquivística em uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o diagnóstico da situação dos arquivos.

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De acordo com os arquivistas canadenses, o diagnóstico da situação arquivística ou levantamento das necessidades, precede a implementação do programa de gestão de documentos.