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Deve-se sempre considerar a relação orgânica dos documentos arquivísticos, inclusive no caso de um documento arquivístico digital, como, por exemplo, um relatório, que pode ser constituído por planilhas, fotografias ou plantas armazenados em diversos arquivos digitais.
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De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o produto da digitalização pode substituir o original em qualquer circunstância.
Considerando a natureza específica dos arquivos digitais, criados e mantidos em ambiente tecnológico de contínua alteração e crescente complexidade, o Conselho Nacional de Arquivos estabeleceu os metadados que devem acompanhá-los quando de seu encaminhamento para instituições de custódia: nome do autor, nome do destinatário, assunto, data de produção, data da transmissão, data do recebimento, data da captura ou arquivamento, código de classificação, indicação de anexo, nome do setor responsável pela execução da ação contida no documento, indicação de anotação, registro das migrações e da data em que ocorreram e, por fim,
Compressão, decifração, verificação de fixidade, cálculo hash e replicação constituem, para os documentos digitais, metadados relacionados com sua
Quando os arquivos digitais têm especificações definidas por organização ou empresa que, independentemente de permitir seu uso gratuito, exerce sobre eles direitos autorais, diz-se que possuem formato