Questões de Concurso

Observe as alternativas a seguir e faça a correlação das colunas I e II, de acordo com o contexto de cada método utilizado para arquivar documentos:
I.Coluna: método
1.Método geográfico. 2.Métodos numérico. 3.Método ideográfico. 4.Médodo alfabético.
II.Coluna: contexto
(__)Este método pode ser classificado como simples, cronológico ou dígito-terminal.
(__)É preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local.
(__)Não é de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além de muito conhecimento das atividades institucionais.
(__)Um dos métodos mais conhecidos, que organiza os documentos pela ordem do alfabeto, tornando a consulta aos arquivos mais intuitiva.
Fonte: Disponível em: < https://www.pradochaves.com.br/metodos-de-arquivamento/>
Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:

Analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:

I.As atividades de protocolo são determinantes para a concreta implementação de uma política de gestão de documentos em instituições e organizações públicas.

PORQUE

II.Todas suas atividades culminam com a garantia de recuperação e posterior acesso à informação.

Disponível em: < occoooPProostapdffpa.br:8443/bitstream/prefix/3385/1/TCC_GestaoProtocoloProposta.pdf >

Assinale a opção correta:

Um Consórcio Público Interfederativo de Saúde implementou um sistema híbrido de gestão documental que combina documentos físicos e digitais. O setor de protocolo, responsável pela recepção, registro, classificação, distribuição e controle da tramitação documental, enfrentava dificuldades para uniformizar procedimentos entre os diversos departamentos e municípios consorciados. Diante desse cenário, a coordenação administrativa solicitou a elaboração de um manual de procedimentos para padronizar as atividades de protocolo e arquivamento, contemplando orientações para os diferentes métodos de ordenação documental e sua aplicabilidade, conforme a natureza dos documentos. Considerando as teorias arquivísticas e as melhores práticas em gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir:

I.O método de arquivamento geográfico é especialmente adequado para organização de prontuários de pacientes atendidos pelo Consórcio, permitindo a recuperação eficiente de informações a partir da origem territorial do usuário, facilitando a elaboração de relatórios epidemiológicos regionalizados e o compartilhamento de informações com as secretarias municipais de saúde.

II.O método cronológico, quando utilizado como principal critério de ordenação de processos administrativos, apresenta limitações significativas para recuperação temática da informação, devendo ser complementado por instrumentos auxiliares como índices ou sistemas informatizados que permitam recuperação por outros atributos como assunto, interessado ou número de processo.

III.A adoção do método alfanumérico para codificação de documentos, combinando letras e números em sistema preestabelecido, proporciona maior flexibilidade na classificação documental e facilita a integração entre sistemas físicos e digitais, especialmente em estruturas complexas como consórcios públicos que gerenciam documentos de diferentes naturezas e procedências.

IV.O método por assunto, embora ofereça vantagens para agrupamento lógico de documentos relacionados à mesma temática, apresenta elevado grau de subjetividade quando não baseado em um plano de classificação documental previamente estruturado e um vocabulário controlado que padronize a terminologia utilizada na indexação.

V.A ordenação puramente numérica de documentos, por sua objetividade e simplicidade, é sempre preferível em instituições públicas, independentemente da natureza dos documentos, pois elimina ambiguidades na localização e permite crescimento ilimitado das séries documentais sem necessidade de reorganização.

É correto o que se afirma em:

A gestão de documentos é o processo que envolve a criação, classificação, arquivamento, busca e eliminação de documentos, tanto físicos quanto digitais, de acordo com as políticas e regulamentações da organização. Assinale a alternativa que faz a descrição correta do procedimento de protocolo e arquivamento de documentos em uma empresa.

“É a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática.3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.27).”

O texto apresentado é referente ao conceito de: