Questões de Concurso

A teoria arquivística preconiza que a gestão de documentos se divide em fases distintas e complementares ao longo do seu ciclo vital, de modo que as atividades normatizadas de recebimento e classificação, associadas às tarefas contínuas de registro e movimentação, constituem funções coordenadas por um setor específico e inseridas em um tipo de arquivo determinado, que são:

Ao realizar, excepcionalmente, uma contratação presencial, o setor de Compras de um consórcio público recebeu a documentação dos licitantes entregue em envelopes de correspondência. Durante a autuação e a instrução física do certame, o Assistente Administrativo responsável incluiu os envelopes vazios como peças integrantes e numeradas do processo, sob a justificativa de comprovar a origem externa do material. À luz da teoria sobre classificação, registro, tramitação, organização e arquivamento de documentos, essa prática adotada pelo Assistente Administrativo é considerada INCORRETA. Em vez disso, deve-se: 

A Controladoria Interna de um município identificou, durante fiscalização ordinária, que determinado setor administrativo mantinha documentos públicos armazenados em ambiente físico inadequado, sem controle de acesso, sem tabela de temporalidade aprovada e sem registro de movimentação dos expedientes. Paralelamente, verificou-se que solicitações de acesso a informações feitas por cidadãos eram respondidas diretamente pelos servidores do setor, sem protocolo formal e sem ciência da autoridade competente, comprometendo o rastreamento das respostas fornecidas.

Nesse contexto, analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:

I. As irregularidades identificadas comprometem simultaneamente a gestão documental, o controle interno e o direito de acesso à informação, configurando falhas sistêmicas que demandam correção estrutural e não apenas ajustes pontuais nos procedimentos do setor.

PORTANTO,

II. A gestão documental adequada, o controle interno efetivo e o cumprimento das normas de acesso à informação são funções administrativas interdependentes, cuja fragilidade em qualquer um dos elementos compromete a integridade, a rastreabilidade e a transparência das informações produzidas e custodiadas pela administração pública municipal.

Assinale a alternativa correta:

Durante auditoria interna em uma prefeitura municipal, constatou-se que o setor administrativo havia adotado o procedimento de eliminar cópias físicas de documentos imediatamente após sua digitalização, sem observância de qualquer critério legal ou normativo. Paralelamente, identificou-se que os documentos digitalizados não possuíam certificação digital nem metadados de autenticidade, e que o sistema de gestão documental utilizado não garantia a integridade dos arquivos ao longo do tempo. A situação foi agravada pelo fato de que parte dos documentos eliminados ainda se encontrava na fase corrente, com tramitação em curso e prazos administrativos não encerrados.

Considerando os fundamentos da gestão documental física e digital à luz da Lei nº 8.159/1991 e das diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assinale a alternativa correta: 

Em uma prefeitura municipal, o setor administrativo recebe diariamente um volume expressivo de documentos, entre requerimentos de cidadãos, ofícios de órgãos externos, memorandos internos e notificações judiciais. O auxiliar administrativo, responsável pelo setor, identificou que parte dos documentos estava sendo encaminhada diretamente aos setores destinatários sem registro prévio, enquanto outros eram arquivados sem comprovante de recebimento, comprometendo o controle e a rastreabilidade dos expedientes. Diante disso, a chefia determinou a revisão dos procedimentos de protocolo, recepção, expedição e arquivo.

Considerando as rotinas administrativas e a organização dos serviços de protocolo e arquivo no serviço público municipal, assinale a alternativa correta.