Questões de Concurso

Segundo Heloísa Liberalli Bellotto, a etapa de tratamento documental no ciclo de vida dos documentos arquivísticos abrange uma série de procedimentos técnicos que se relacionam diretamente com a racionalização da produção e do uso da informação.
(BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes. Tratamento documental. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004.)

De acordo com o contexto, sobre o que representa uma compreensão crítica e integrada sobre o papel do preparo, preenchimento e tratamento de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Sobre métodos de arquivamento avalie as sentenças:

I - O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.
II - Método de arquivamento direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se encontra arquivado, por exemplo, nos métodos alfabético e geográfico.
III - Método de arquivamento indireto é aquele que, para se localizar um documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso por exemplo da utilização de fichários, como nos métodos numérico e ideográfico.
IV - O método alfabético tem-se a ordenação a partir de nomes existentes nos documentos.
V - O método numérico, que se divide em numérico simples (ordenação de acordo com um número relativo ao documento), cronológico (ordenação de acordo com a data do documento) ou dígito-terminal (ordenação principal de acordo com os dois últimos dígitos de um número de documento).
VI - O método geográfico tem a ordenação de acordo com o local de produção do documento.
VII - O método ideográfico tem ordenação de acordo com o assunto do documento.

Após a análise, pode-se afirmar:

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição. Sobre o ciclo de vida dos documentos analise as sentenças:

I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados.
II - O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.
III - Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.
IV - Os documentos de primeira idade possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.
V - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.
VI - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
VII - Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário.
VIII - Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. Tais documentos devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
IX - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.
X - Ao contrário das idades corrente e intermediária, os arquivos permanentes são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros.

Após a análise, pode-se afirmar: 

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue o item a seguir.

No método duplex, a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gênero para espécie e desta para a minúcia. 

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue o item a seguir.

Os arquivos intermediários buscam assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração, mas que ainda devem ser preservados de forma temporária.