Questões de Concurso

A gestão de documentos é um processo fundamental para a organização e o bom desempenho de uma empresa, envolvendo a criação, a organização, o armazenamento e o controle de acesso a documentos. Nesse sentido, é CORRETO afirmar que:

I. Os documentos que se tornam obsoletos devem ser indefinidamente guardados.

II. A primeira fase da gestão de documentos envolve as atividades de avaliação e de seleção dos documentos.

III. Os dois principais instrumentos que sustentam a realização das atividades de gestão de documentos são o código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade.

IV. A gestão de registros é uma subárea da gestão de documentos que se concentra na preservação e na proteção de importantes informações regulatórias, legais e corporativas.

A alternativa CORRETA é:

Verifique as afirmações que se seguem e indique com V as que são VERDADEIRAS e com F as que são FALSAS e, em seguida, assinale a afirmativa CORRETA.

( ) Arquivo intermediário é o conjunto de documentos de uso frequente, normalmente mantidos com seus produtores, com valor administrativo, legal e fiscal.
( ) Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades.
( ) No método ideográfico de arquivamento, os documentos são organizados de acordo com local, lugar ou setor, considerando a origem e a procedência do documento.
( ) Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, a escolha de arquivamento deve recair sobre um dos tipos do método numérico.
( ) A arquivologia tem como objetivo dar acesso à informação, utilizando, para isso, o conhecimento da natureza dos arquivos, das teorias, das metodologias e das aplicações práticas na organização dos documentos.

A alternativa que contém a sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

No contexto da gestão documental, marque a alternativa que corretamente caracteriza a Tabela de Temporalidade, apresentando sua principal função.

Sobre os arquivos correntes, assinale a alternativa correta.

Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. Sobre os métodos de arquivamento avalie as sentenças:

I - No método alfabético de arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação.
II - No método numérico, o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico. No Método Numérico cronológico para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice alfabético, também chamado de onomástico, que permitirá identificar o número de cada documento e, assim, possibilitar sua localização.
III - Já no Método Numérico simples, utiliza-se a cronologia se refere a tempo, nesse caso relativa a uma data ou a um período relacionado aos documentos. Com esse método, os documentos são organizados a partir de uma data, que, na maioria das vezes, é a data de produção do documento. É o caso de notas fiscais, por exemplo, quando são arquivadas pelo dia, mês e ano de sua emissão.
IV - O método geográfico consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência.
V - No método ideográfico, a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico.

Após a análise pode-se afirmar: