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A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.
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A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica.
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O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.
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O documento arquivístico digital pode ser transferido a instituição arquivística em qualquer formato.
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A presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais recolhidos às instituições arquivísticas baseia-se nos metadados relacionados a esses documentos.