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O recolhimento de documentos, uma das atividades da função aquisição, refere-se à passagem de documentos dos arquivos correntes aos arquivos intermediários e deve ser gerenciado por um plano de destinação.
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A avaliação funcional dos documentos de arquivo é fundamentada na tipologia documental, ou seja, é uma avaliação realizada peça a peça.
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A tramitação de um documento deve ocorrer nos setores que possuam permissão para tomar uma decisão sobre esse documento.
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O processo pode ser aberto em qualquer setor de trabalho do órgão ou empresa, ou seja, isso não precisa ser feito, necessariamente, no protocolo.
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Os metadados são retirados dos documentos de arquivo no momento do registro destes nos sistemas de protocolo e durante a tramitação desses documentos pelos setores de trabalho do órgão ou empresa.