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As três fases de um programa de gestão de documentos são produção, utilização e conservação, e destinação.
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A gestão de documentos envolve operações e procedimentos na fase corrente, mas não faz referências às atividades na fase intermediária.
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Apesar de reconhecida internacionalmente, a gestão de documentos não aparece na legislação arquivística brasileira.
De acordo com Indolfo et al (1993, p. 15-16), a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis: mínimo, mínimo ampliado, intermediário e máximo. Diante do exposto, é correto afirmar que um órgão que pretende aplicar um programa de gestão de documentos no nível mínimo deve
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Os documentos de arquivo devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados.